FAD
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DOCUMENT D’ANALYSE FONCTIONNEL
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FUNCTIONAL ANALYSIS DOCUMENT
Processus Achat
Microsoft Business Central
- ANAL
Sommaire
4. Traitement d‘une livraison directe 6
5. Saisie d’une demande de prix 7
6. Saisie d’une commande cadre 8
7. Saisie d’une commande d‘achat 10
8. Saisie d’un retour d’une commande achat 12
11. Annexe 1 : Liste d‘écarts 16
Ce document liste l’analyse fonctionnel sur les processus métier du client concernant le domaine des achats. Les principaux objectifs de l’analyse fonctionnel sont :
- Visiter les sites clients comme les usines, entrepôts et/ou bureaux
- Conduire des ateliers orientés processus.
- Ne pas rentrer en profondeur sur les fonctionnalités de l’ERP ni faire de démonstrations
- Comprendre la façon de travailler actuelle, les points faibles et les attentes globales et futures
- Identifier les écarts critiques et les interfaces qui peuvent avoir un impact sur le projet
- Identifier les volumes des référentiels et données transactionnelles
- Confirmer le périmètre fonctionnel, technique, géographique et organisationnel du projet
- Identifier un jeu de donnée nécessaire pour l’ERP pour mieux préparer les ateliers de démonstration.
Ce document a été préparé sur la base d‘atelier(s) réalisés avec les membres de l'équipe de projet suivants :
Atelier | Date | Lieu | Almakom | Client |
1er atelier | … | … | Nom et Prénom | Nom et Prénom |
2ème atelier | … | … | Nom et Prénom | Nom et Prénom |
Versions du document
Version | Date | Description | Ecrit par | Approuvé par |
Draft | JJ/MM/AAAA | Draft | Nom et Prénom | Nom et prénom |
… | JJ/MM/AAAA | … | … | … |
Membre de l‘équipe | Fonction | |
Nom et Prénom | … | … |
Nom et Prénom | … | … |
Les processus standards ERP qui font partie des ateliers d’analyse sur les achats sont :
3 Planification
3.1. Contexte et Hypothèses
Planification du processus d'achat
Contexte et hypothèses :
Le processus d'achat du client est composé de trois types d'achats : offres, projets et achats génériques société. Les achats mutualisés multi-projet sont également pris en compte. Le client a deux options pour gérer les achats : "industrielle", "spécifique" et "spécifique optimisée".
La réception des pièces est un processus à revoir, notamment pour savoir physiquement où se trouve le colis. Le processus de "incoming" consiste en un contrôle et une réception de la livraison, avec photos du colis non ouvert et puis colis ouvert avec les pièces. Les instructions d'"incoming" sont données par le chef de projet.
Les petites commandes sont soumises à une chaîne d'approbation, avec un seuil dépendant de la personne qui passe la commande ou du risque sur la commande. L'approbation peut être effectuée par un groupe d'approbateurs possible, comme le CEO et le CFO.
Le client utilise Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) pour gérer ses achats. Le tableau de bord adapté au profil de l'utilisateur fournit les informations pertinentes. L'exportation dans Excel est également possible.
Le client a trois types d'articles : en stock, non inventory (sans gestion de stock) et service. La gestion du multi-sourcing, y compris la référence fournisseur, est également prise en compte. Le paramétrage du fournisseur préféré est également possible.
Les informations de planning, telles que le lead-time, le stock de sécurité, le Minimum Order Quantity, y compris les vacances des fournisseurs et des transporteurs, sont également prises en compte. La catégorisation des fournisseurs est également possible, notamment par spécialité.
La "Purchase quote" (demande d'offre) est également prise en compte, avec la possibilité de rentrer les offres fournisseurs et de les lier au projet. Le séquençage des archivages et la possibilité de rajouter des documents, tels que des spécifications, sont également possibles.
La gestion de l'incoterm afin d'avoir un suivi des dates d'expédition est également prise en compte. Les informations du projet, y compris les Work-Packages pour la gestion des coûts dans le projet, sont également prises en compte.
La réception possible en 1 clic permet la création d'un Warehouse receipt afin de transmettre l'info au magasin des "choses" à recevoir. Le magasiner rentrera les informations, y compris la livraison partielle. La possibilité de créer un contrôle qualité est également prise en compte.
[INFORMATION MANQUANTE] sur les hypothèses retenues pour le projet.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
3.2. Schéma des processus ERP : Planification 1.0
3.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
3.4. Documents et statistiques
À compléter par Almatech
3.5. Volume des données
À compléter par Almatech
3.6. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
4 Traitement d‘une livraison directe
4.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
4.2. Schéma des processus ERP : Traitement d’une livraison directe 2.0
4.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
4.4. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
4.5. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
4.6. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
5.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
- Schéma des processus ERP : Demande de prix 3.0
5.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
5.4. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
5.5. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
5.6. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
6.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
6,2, Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande cadre 4.0
6.3. Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat
6.4. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
6.5. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
6.6. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
6.7. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).
7 Saisie d’une commande d‘achat
7.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
7.2 Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat
7.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
7.4. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
7.5. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
7.6. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).
8 Saisie d’un retour d’une commande achat
8.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
8.2. Schéma des processus ERP : Saisie d’un retour d’une commande achat 6.0
8.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
8.4. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
8.5. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
8.6. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
9.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
9.2 Schéma des processus ERP : Rapport achat 8.0
9.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
9.4. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
9.5. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
9.6. Ecarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
10.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
10.2 Schéma des processus ERP : Historique achat 9.0
10.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
10.4. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
10.5. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
10.6. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
11.1. Liste d’écarts
La liste d’écart doit être initialisée et finalisée à la fin de la phase d’analyse.
Indiquer l’URL où la liste des écarts sera stockée (SharePoint / Teams / DevOps / Autre).